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ERP系統環境下建筑企業內部控制策略分析

添加時間:2018-07-27 17:05 來源:未知 作者:代寫 論文網
  摘要:建筑企業競爭日趨激烈, 為不斷提高建筑企業的管理水平, 增強建筑企業的競爭力, 運用信息技術加強內部控制, 建立以項目為主線的ERP管理系統, 促進內部控制流程與信息系統的有機結合, 以實現更加有效的內部控制, 提高經營效率和效果, 促進企業實現發展戰略。文章就建筑企業在ERP系統環境下實施內部控制存在的風險, 如何將生產經營管理業務流程、關鍵控制點和處理規則嵌入到ERP系統, 實現對項目的科學化、規范化管理, 保證內部控制有效實施提出可行化的建議。
  
  關鍵詞:ERP系統; 建筑企業; 內部控制; 研究;
  
  隨著我國建筑工業化的不斷推進, 未來的裝配式建筑將成為中國建筑業發展的重要方向, 城鎮化基礎設施建設規模也在快速增長, 供給側結構性改革持續發力, 建筑行業競爭日趨激烈, 運用信息技術加強內部控制, 對內部控制的設計與運行進行有效控制, 提高經營管理效率及效果, 促進建筑企業實現公司戰略, 為中國建筑企業轉型升級打下堅實的基礎。
  
  一、ERP系統與企業內部控制的共同點
  
  ERP信息系統, 是指企業利用計算機和通信技術, 對內部控制進行集成、轉化和提升所形成的信息化管理平臺, 使用系統自動控制代替人工控制, 實現對業務和事項的自動控制, 對信息進行集成和共享, 提高業務處理效率, 為企業領導和各職能部門提供更好的服務, 為經營決策提供更準確的項目數據。信息系統內部控制包括一般控制和應用控制, 前者指對企業信息系統的開發、運行和維護控制, 后者指利用信息系統對業務處理實施的控制, 最終目的都是加強企業內部管理, 提高企業管理水平。
  
  二、ERP系統環境下建筑企業實施內部控制存在的風險
  
  1. 組織結構不合理、職責分工不明確
  
  建筑企業中有很多屬于家族企業, 內部組織結構設置形式上很健全, 但沒有充分發揮各職能部門應有作用, 對各部門間缺乏必要的溝通交流, 業務職責分工不明確, 崗位職責交叉重疊或存在薄弱環節, 出現問題不能分清主次責任, 或出現推諉扯皮現象。
  
  2. 信息化建設缺乏長遠規劃
  
  很多企業的信息化系統建設處在初級階段, 應用系統一般以財務核算為中心, 涉及財務、供應鏈管理系統, 只是財務數據電子化, 存在業務數據信息滯后, 不能及時充分地反映企業的經營管理情況。缺少信息化的整體規劃和建設方案, 無法滿足業務擴張狀態下對多項目的集中管理, 多級管理體制經常存在脫鉤環節, 無法形成嚴謹的管理網絡, 對企業決策支持數據不足, 特別是無法滿足橫向分析與績效考核的需要。
  
  3. 內部控制制度體系缺乏系統性、完整性
  
  建筑企業“營改增”試點以來, 業務管理發生重大變革, 內部控制制度建設存在不規范、不完善的現象, 比如:某項采購業務出現重復報銷時, 涉及采購發票、采購入庫單等多張單據, 對于責任劃分不明確, 不能準確判斷是哪個環節、哪個部門的責任, 有時管理制度存在朝令夕改、業務執行部門有時都無法準確精準執行, 特別對一項業務缺乏一套系統、完整的內部管理制度。
  
  4. 企業資源無法準確、及時把控
  
  建筑企業信息化應用存在欠缺, 很多業務過于依賴業務人員, 企業資源掌握在個人手中, 有時僅憑個人經驗做出決策會對企業造成損失, 或如有人員變動或調整, 會對業務開展失去控制。
  
  三、ERP系統環境下建筑企業有效實施內部控制的建議
  
  1. ERP系統公共平臺選擇符合企業發展戰略
  
  建筑企業的工程項目建設的特點是投入資金大、周期長、可變因素多, 要求企業的管理者不僅要有風險意識, 更要有充分的應變能力及措施, 有完善的風險防范機制和應變系統, 以確保戰略目標的實現。為實現公司經營戰略目標, 需要自上而下確定目標, 制定措施, 確定制度, 組織實施和嚴格考核, 以保證經營資源的合理利用, 強化戰略資源管理。ERP系統公共平臺選擇要結合企業實際, 對于集團型的企業比如要選擇用友NC系列管理系統, 對于單體公司可選擇用友U8或U9系列管理系統。建筑企業應以建筑項目管理系統為中心, 以成本管理為核心, 通過ERP系統實現對預算成本、目標成本、實際成本的有效控制。
  
  2. 基于ERP系統實施, 加強企業內部控制體系建設
  
  (1) 在EPR系統具體應用實施時, 一定要貫徹“急用先上, 易用先上”的原則, 比如:對財務、報表、供應鏈管理系統基礎模塊作為ERP系統公共平臺要先上, 對人力資源管理、績效考核管理、建筑項目管理中的成本 (人工費、材料費、機具費用) 、進度、質量、安全可分步實施應用, 一定要效能優先, 每實施一步都能看到具體的效能。在確定新上或升級ERP系統, 要對ERP系統的設計理念與產品功能進行研究, 確定是否符合企業實際管理需要, 對標準產品不能滿足管理要求的, 最大程度的利用產品標準功能處理業務, 避免對產品深度開發對產品后續的升級及標準化拓展帶來影響。例如:財務、供應鏈系統與大宗物料過磅系統進行結合應用, 通過開發系統數據接口, 實現業務數據的共享與傳輸;為更好地服務現有生產經營管理模式, 對建筑項目管理系統分包管理進行二次開發, 在二次開發過程中, 對實際分包管理業務進行充分調研, 充分利用產品標準功能, 以確保產品后續的升級, 在分包管理系統嵌入工程量計算書、行鎖定、批鎖定功能, 以更好地適應公司建筑業務管理需要。
  
  (2) 加強企業的內部控制組織的建設, 對企業治理結構、機構設置、權責分配進行調研分析時, 要符合內部控制的重要性、制衡性原則, 要形成相互制約、相互監督的機制, 同時要符合成本效益原則的要求, 兼顧企業的運營效率, 要從企業整體利益出發, 盡管某些控制會影響工作效率, 但可能會避免整個企業面臨更大損失, 有時仍應實施相應控制。建筑企業應以項目為中心, 工程項目只有在實時掌握本項目的收入、成本的前提下, 才有可能及時發現項目管理中出現的問題, 找到風險源頭, 分析原因, 制定糾偏措施, 合理安排項目的資源、資金, 才能有效地控制項目成本, 進而實現項目的整體管理目標, 最后的贏利才可預期, 否則, 就會造成秋后算賬, 為時已晚的局面, 如果不能實現對項目的成本情況動態掌握, 很容易出現四處起火、四處救火的情況。例如:建筑企業的材料成本占總成本60%~70%, 對采購環節應進行嚴格控制, 采購業務過程中物資需求的計劃權、采購價格的議價權、質量監督的質檢權、采購入庫的入庫權、采購報銷的結算權要做到五權分離互相協同, 對關鍵的控制點一定要做到不相容職務分離, 實現業務的追蹤溯源;強化上下游業務的約束和控制, 減少人為因素, 強化基礎管理, 統一編碼的體系和標準;加強庫存管理, 從管控角度, 合理規劃庫存計劃, 提高標準件業務的零庫存比例。
  
  (3) 通過軟件實施顧問對建筑企業進行詳細調研, 出具信息化項目業務需求報告, 經雙方共同論證, 制定適合企業需要的具體業務解決方案。在基礎數據準備階段, 要認真做好編碼規則、會計科目、客商檔案、倉庫檔案、物料檔案、項目信息的設置, 要做到科學合理、操作簡便。對各類報表的格式設置、公式定義要符合所選會計準則要求。
  
  3. 基于ERP系統操作應用, 固化內部控制業務流程
  
  (1) 對ERP系統上線運行, 要做好各項準備工作, 培訓業務操作和系統管理人員, 制定科學的上線計劃和新舊系統轉換方案。在試運行期間, 各部門各環節在應用過程中, 出現的業務問題進行記錄匯總, 由軟件實施顧問進行業務培訓與答疑, 以更好地分析問題、解決問題, 同時對業務流程進行精進與優化, 對業務流程存在問題的及時進行調整, 對調整的業務流程及時地進行固化, 形成標準的業務操作流程, 以指導實際操作應用人員, 實現標準化管理。
  
  (2) 通過對重要業務環節設置控制節點, 對需要審批的業務設置審批流, 以推送的方式發送到審批人, 在手機APP終端就可完成相關審批業務, 由過去的人找事改變為事找人, 可大大提高工作效率。
  
  4. 基于ERP信息系統的建設, 完善內部控制管理制度
  
  (1) 在ERP信息系統的運行與維護期間, 要制定信息系統工作程序、信息系統管理制度、授權使用制度、用戶管理制度、定期備份制度, 將信息化納入績效考評, 通過信息化績效考核, 確保信息系統按照規定的程序、制度和操作規范持續穩定運行。
  
  (2) 企業應當利用防火墻、路由器等網絡設備, 漏洞掃描、入侵檢測等軟件技術, 加強網絡安全。
  
  5. 基于ERP信息系統的應用, 提高企業人員素質
  
  (1) 在ERP系統的實施與應用中, 通過信息化的搭建與培訓, 實際上對廣大員工如何進行管理進行了一次較為徹底的培訓, 全面提高了企業管理人員素質, 培養了一批優秀的業務管理人才。
  
  (2) 企業文化是企業的生命之源, 是企業多年來總結的成功經驗與成長經歷, 是廣大員工為人處事的規律, 通過智能化、信息化的建設, 為企業文化建設提供一個有效的平臺, 將業務與文化結合建立標準化管理題庫, 對不同層級的管理人員實現隨機智能化考試, 與基本工資、績效工資考核掛鉤, 能讓廣大干部員工自動自發地學習、貫徹、執行、落實。
  
  四、結語
  
  建筑企業信息化建設是一個持續精進的過程, 通過ERP信息管理系統的推進應用, 把各部門的信息應用系統進行有效的集成, 打通業務部門的數據關系, 使業務的流轉體現為數據的流轉, 實現信息化與內部控制的有機融合, 對信息化成果進行提升, 建設企業各層次的分析系統, 對不同層次的管理者、決策者提供數據支持, 有效開展建筑行業管理模式的創新變革, 促進建筑企業實現發展戰略。
  
  參考文獻
  
  [1]王麗卓。ERP環境下企業內部會計控制體系研究[J].經管空間, 2016 (10) .  
  [2]申玉紅。建筑企業內部控制問題研究[J].當代經濟, 2016 (10) .  
  [3]王瑾。信息環境下建筑企業內部控制工作的強化[J].現代經濟信息, 2014 (010) .
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